在管理介面中進到「垃圾信管理 > 信件處理」，即可設定信件處理。
MailGates會先給予過濾的信件一個判斷結果，接著管理者可以自行設定後續的處理方式，例如直接放行、修改標題檔頭或是留置隔離區（Quarantine）等等。若管理者採用留置的方式處理，那就必須再進行通知信設定以及留置區管理。以下章節將會按照順序逐一說明各部分功能。
MailGates信件處理流程
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信件判斷結果說明
當信件經過MailGates的過濾判斷後，會得到一個分析結果，包括正常信件、可疑信件以及垃圾信件，MailGates對於三種結果的定義如下表：
判斷結果 |
說明 |
正常信件 |
此信件為使用者正常往來之電子郵件 |
垃圾信件 |
此信件為不請自來的垃圾電子郵件 |
可疑信件 |
此信件有可能為垃圾信，需要使用者協助判斷 |
- 信件處理方式說明
如果判斷結果為正常信件，MailGates就會直接將信件寄送到後方的Mail Server；若判斷結果為垃圾信或是可疑信，管理者可以依照實際系統使用環境，設定最合適的處理方式。系統預設的修改方式為：信件標題前加上: [SPAM]$TITLE；處理方式可分為以下幾種：
處理方式 |
說明 |
直接刪除 |
將垃圾信直接刪除，一般不建議採取此作法 |
信件檔頭加上 |
將信件檔頭（header）加上管理者設定的文字，再將信件送到後方的郵件主機，詳細設定請參考以下說明 |
信件標題改為 |
將信件標題加上管理者設定的文字，再將信件送到後方的郵件主機，詳細設定請參考以下說明 |
留置在個人目錄 |
系統會將問題信件留置在個人目錄，使用者可以自行決定後續處理動作（寄送到信箱或是直接刪除等），管理者可由隔離區，查閱使用者的垃圾信匣或可疑信匣，請參考《檢視個人信件》。 |
統一留置於系統目錄 |
系統將垃圾信和可疑信件集中在MailGates上做管理。管理者查閱留置在系統目錄的信件，詳細操作步驟，請參考《檢視系統信件》 |
信件處理方式說明：
- 信件檔頭加上：
修改Header的目的，是為了讓後方的Mail Server可以採取進一步的後續處理，例如Mail2000 Server經過簡單的設定調整之後，就可以將MailGates判斷為垃圾的信件直接歸類到垃圾信匣。對於使用者來說，這種設定方式對使用者的干擾最少，並不會直接看到信件被修改過的Header，也不需要改變使用習慣。修改時可運用的參數為：$SCORE：輸出MailGates過濾後給予的判斷分數。
範例：X-M2KSPAM: YES/$SCORE
- 信件標題前加上：
修改信件標題，可以讓使用者明確得知信件的過濾結果，但使用者若要將垃圾信件直接放入垃圾信匣，就必須自行設定過濾條件。
修改時可運用的參數為：$TITLE：輸出原本的標題
範例：[SPAM]$TITLE
- 留置在個人目錄或系統目錄
若設定信件處理方式為「留置在個人目錄」或「統一留置於系統目錄」，MailGates就會將判斷為可疑信或是垃圾信的電子郵件留置在MailGates的可疑信匣與垃圾信匣中，這些被留置的信件若是不處理，MailGates預設會按照系統管理者所設定保留時間之後將信自動刪除，且管理者與使用者都可以自行調整保留的期限。